FBM ENTREPRENEUR

1. Rancangan proses

Diantara keputusan penting yang harus diambil oleh para manajer operasi adalah keputusan yang meliputi rancangan proses fisik untuk memproduksi barang dan jasa.

Seleksi proses merupakan serangkaian keputusan mengenai tipe atau jenis produksi dan peralatan yang digunakan.

Proses produksi dapat dibedakan baik atas dasar karakteristik aliran prosesnya maupun tipe pesanan langganan. Dimensi klasifikasi proses produksi pertama adalah aliran produk atau urutan operasi-operasi. Ada tiga tipe aliran :

1.      Aliran Garis

Produk terstandarisasi dan mengalir dari satu operasi atau tempat kerja ke operasi berikutnya dengan urutan yang telah ditetapkan sebelumnya. Operasi-operasi aliran garis dapat dibagi menjadi dua tipe produksi, yaitu :

a.              Produksi Massa (mass production)

Memproduksi kumpulan-kumpulan produk dalam jumlah besar dengan mengikuti serangkaian operasi yang sama dengan kumpulan produk sebelumnya, sehingga proses ini sering disebut sebagai repetitive process.

b.             Produksi Terus-menerus (continuous production)

Produksi yang ditandai dengan waktu produksi yang relatif lama untuk menghindari penyetelan-penyetelan, persiapan-persiapan lain dan kemacetan-kemacetan yang mahal.

Pola aliran garis ini ditunjukkan pada gambar 1.1.

Gambar 1.1. Pola Aliran Garis

Sumber : T. Hani Handoko, 1994.

Pola aliran garis biasanya efisien tetapi juga tidak fleksibel. Efisiensi ini diakibatkan oleh substitusi proses operasi padat karya dengan proses padat modal dan standarisasi pengerjaan tugas-tugas rutin. Tingkat efisiensi yang tinggi diperlukan untuk menutup biaya peralatan-peralatan khusus melalui produksi dalam volume yang relatif besar.

Contoh : Produksi mie instant, surat kabar, dll.

2.      Aliran Intermiten

Aliran intermiten mempunyai ciri produksi dalam kumpulan-kumpulan atau kelompok-kelompok barang yang sejenis pada interval-interval waktu yang terputur. Suatu produk atau pekerjaan akan mengalir baku sampai dengan menjadi produk akhir tidak mempunyai pola yang pasti, seperti ditunjukkan dalam gambar 1.2.

Gambar 1.2. Pola Aliran Intermiten

Pola aliran intermiten sangat fleksibel dalam perubahan volume atau produk, karena operasinya menggunakan oeralatan serba guna dan tenaga kerja berketerampilan tinggi. Fleksibilitas ini menimbulkan berbagai masalah dalam pengendalian persediaan, skedul dan kualitas, di samping juga agak tidak efisien.

Pola ini dapat diterapkan dalam produksi barang-barang yang tidak distandarisasi atau volume produksinya rendah, karena pola ini adalah paling ekonomis dan melibatkan risiko paling kecil.

Contoh : Produksi furniture dan kerjainan lainnya

3.      Aliran Proyek

Aliran ini digunakan unuk memproduksi produk-produk khusus atau unik. Biasanya setiap unit produk dibuat sebagai sauatu barang tunggal. Masalah signifikan dalam manajemen proyek adalah perencanaan, pengurutan, scheduling dan pengawasan kegiatan-kegiatan individual yang mengarahkan penyelesaiaan proyek secara keseluruhan. Secara konseptual urutan kegiatan proyek ditunjukkan dalam gambar 1.3.

Gambar 1.3. Pola Aliran Proyek

Contoh dari aliran proyek ini antara lain adalah : Pesawat, kapal, kereta api, jembatan, gedung dll.

Perbedaan Karakteristik Proses

Tabel 1.1 Perbedaan Karakteristik Proses

Suatu cara untuk mengukur efisiensi yang hilang dengan rasio disebut Troughput efficiency atau TE :

Pada pembilang, total waktu kerja yang terlibat untuk melakukan pekerjaan adalah jam mesin (machine hours) atau jam kerja (labor hours) yang sebenarnya dipakai untuk melaksanakan pekerjaan. Ini tidak termasuk waktu pekerjaan menunggu akibat gangguan pekerjaan (job interference). Penyebut adalah total waktu yang dipakai untuk menyelesaikan pekerjaan, termasuk seluruh waktu tunggu. Aliran intermiten biasanya mempunyai TE kira-kira 10% atau 20%, jarang lebih dari 40%. Sebaliknya, nilai TE pada operasi aliran garis dapat mencapai 90%-100%.

Klasifikasi proses produksi berdasarkan tipe langganan dibagi dua, yaitu :

1.      Proses Produksi untuk Pesanan.

Proses ini pada dasarnya memproduksi barang-barang dan jasa-jasa atas dasar permintaan atau pesanan tertentu langganan akan suatu produk. Dalam proses produksi untuk pesanan, kegiatan pemrosesan menyesuaikan denganspesifikasi pesanan langganan secara individual.

Faktor terpenting dalam pelaksanaan proses produksi untuk pesanan adalah waktu penyelesaian. Sebelum pesanan dilakukan, harus dilakukan kesepakatan waktu penyelesaian terlebih dahulu.

2.      Proses Produksi untuk Persediaan

Proses ini menetapkan bahwa perusahaan selalu melakukan kegiatan produksi guna mengisi persediaan yang ada. Permintaan langganan  dipenuhi dengan produk-produk standar dari persediaan. Persediaan digunakan untuk memenuhi permintaan yang tidak pasti dan merencanakan kebutuhan kapasitas. Oleh karena itu, forecasting, manajemen persediaan, dan perencanaan kapasitas menjadi esensial bagi suatu operasi produksi untuk persediaan.

Faktor terpenting yang harus diperhatikan adalah tindakan penggunaan aktiva produksi (persediaan dan kapasitas) dan pelayanan langganan, yang mencakup perputaran persediaan, pemanfaatan kapasitas, penggunaan kerja lembur, dan persentase permintaan dapat dipenuhi dari persediaan.

Perbedaan pokok kedua jenis proses produksi tersebut dijelaskan dalam tabel 1.2. berikut ini :

Tabel 1.2. Pesanan Vs Persediaan

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan seleksi proses secara ringkas dapat diperinci sebagai berikut :

1)      Kebutuhan modal.

2)      Kondisi pasar.

3)      Tenaga kerja

4)      Bahan mentah

5)      Teknologi

6)      Ketrampilan manajemen

Pemilihan Di antara Berbagai Alternatif Pemrosesan

Banyak keputusan-keputusan seleksi proses bersangkutan dengan kapasitas-kapasitas peralatan atau proses alternatif untuk memproduksi tingkat keluaran tertentu. Dalam masalah ini, analisis break even dapat digunakan untuk membantu pembuatan keputusan pemilihan di antara berbagai proses alternatif tersebut, melalui perbandingan keuntungan-keuntungan relatif setiap proses.

Contoh Kasus :

Dibawah ini kasus produksi sekrup yang dapat dilakukan dengan salah satu dari tiga jenis mesin yang ada. Biaya-biaya ketiga mesin tersebut adalah sebagai berikut :

	Mesin A (Rp)	Mesin B (Rp)	Mesin  C (Rp)
Biaya Tetap	10.000	30.000	60.000
Biaya Variabel (per unit)	300	200	100

Dengan data tersebut kita diminta untuk menentukan alternatif proses produksi yang seharusnya digunakan perusahaan untuk volume produksi di bawah 400 unit. Pertama, kita mengubah data menjadi bentuk persamaan biaya ( X = volume produksi ) :

TC_A =  10.000 + 300 X

TC_B =  30.000 + 200 X

TC_C =  60.000 + 100 X

Pada volume produksi sebesar 400 unit :

TC_A =  10.000 + 300 (400)  =  130.000

TC_B =  30.000 + 200 (400)  =  110.000

TC_C =  60.000 + 100 (400)  =  100.000

Persamaan-persamaan biaya ini dapat digambarkan secara grafik seperti terlihat dalam gambar 1.4.

Gambar 1.4. Break-points mesin

Berdasarkan perhitungan dan grafik “break-points” mesin dapat disumpulkan bahwa :

1.      Untuk volume produksi dibawah di bawah 200 unit, proses produksi yang dipilih adalah dengan mesin A.

2.      Untuk volume produksi antara 200 sampai dengan 300 unit, produksi dengan mesin B yang sebaiknya digunakan.

3.      Untuk volume produksi di atas 300 unit, proses produksi yang sebaiknya dipilih adalah mesin C.

Strategi proses produk adalah sebuah keputusan penting yang dilakukan oleh manajer operasi adalah menemukan cara produksi yang terbaik. Sebuah strategi proses (process strategy) atau transformasi adalah sebuah pendekatan organisasi untuk mengubah sumber daya menjadi barang dan jasa.

Tujuan strategi proses adalah menemukan suatu cara memproduksi barang dan jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan spesifikasi produk yang berada dalam batasan biaya dan manajerial lain. Strategi proses produk merupakan proses yang akan mempunyai dampak jangka panjang pada efisiensi dan produksi, begitu juga pada fleksibelitas biaya, dan kualitas barang yang diproduksi

EMPAT STRATEGI PROSES

1.      Fokus pada Proses

Tujuh puluh lima persen dari semua produksi global berdedikasi untuk membuat produk yang bervolume rendah, tetapi bervariasi tinggi, pada tempat yang disebut dengan “job shop”.

Fasilitas seperti itu diatur sesuai dengan aktivitas atau proses tertentu

Contoh perusahaan yang menggunakan strategi fokus pada proses :

•      Dalam sebuah pabrik, proses yang ada mungkin berupa departemen yang menangani pengelasan, penghalusan, dan pengecatan.

•      Dalam sebuah kantor, proses yang ada dapat berupa penanganan utang, penjualan, dan pembayaran.

•      Dalam sebuah restoran proses tersebut, mungkin berupa bar, panggangan, dan pembuat roti.

2.      Fokus Berulang

•      Proses berulang berada di antara strategi yang terfokus pada produk dan proses. Proses berulang menggunakan modul.

•      Modul adalah bagian atau komponen yang telah dipersiapkan sebelumnya, yang sering berada dalam proses yang kontinu.

•      Lini proses berulang (repetitive process) sama dengan lini perakitan klasik.

•      Lini yang secara luas digunakan di dalam hampir seluruh perakitan mobil dan peralatan rumah tangga; lebih terstruktur dan karenanya menjadi lebih tidak fleksibel dibandingkan adanya customizing yang lebih dibandingkan suatu proses kontinu; modul (sebagai contoh, daging, keju, saus, buah tomat, bawang) dirakit untuk mendapatkan suatu quasi-custom produk, yaitu roti la­pis keju.

•      Dengan cara ini, perusahaan memperoleh keunggulan ekonomis dari model yang kontinu (di mana banyak modul disiapkan) dan keunggulan umum model, yaitu volume rendah, dengan banyak variasi

3.      Fokus pada produk

•      Proses yang memiliki volume tinggi dan variasi yang rendah adalah proses fokus pada produk (product-focused).

•      Fasilitas diatur di sekeliling produk. Proses ini disebut juga dengan proses kontinu, sebab mempunyai lintasan produksi yang sangat panjang, dan kontinu.

•      Produk seperti kaca, kertas, lembaran timah, bohlam lampu, bir, dan baut dibuat melalui suatu proses yang kontinu

•      Beberapa produk, seperti bohlam lampu, dibuat dalam proses yang diskrit; yang lain, seperti gulungan kertas, adalah non-diskrit

•      Perusahaan dapat mendirikan fasilitas yang terfokus pada produk hanya dengan standardisasi dan pengendalian kualitas yang efektif.

•      Sebuah organisasi yang memproduksi bola lampu yang sama, atau roti hot dog setiap hari dapat mengatur fasilitas di sekitar produk.

•      Sebuah organisasi memiliki kemampuan yang tidak bisa dipisahkan untuk menetapkan standar dan menjaga kualitas tertentu, yang berbanding terbalik dengan organisasi yang memproduksi produk unik tiap hari, seperti percetakan atau rumah sakit umum.

4.      Fokus Mass Customization

•      Para manajer operasi telah memproduksi jasa dan barang pilihan ini melalui apa yang dikenal sebagai mass customization.

•      Tetapi mass customization bukan hanya tentang variasi produk, tetapi bagaimana secara ekonomis mengetahui dengan apa yang diinginkan pelanggan dan kapan pelanggan menginginkannya

•      Mass customization merupakan pembuatan produk dan jasa yang dapat memenuhi keinginan pelanggan yang semakin unik, secara cepat dan murah.

•      Mass customization memberikan kita variasi produk yang biasanya disediakan oleh manufaktur yang bervolume rendah (terfokus pada proses) dengan biaya seperti manufaktur yang bervolume tinggi dan terstandardisasi (terfokus pada produk).

•      Bagaimanapun, untuk mencapai mass customization merupakan suatu tantangan yang membutuhkan peningkatan kemampuan operasional. Kaitan antara logistik, produksi dan penjualan semakin erat. Para manajer operasi harus menggunakan sumber daya organisasi yang imajinatif dan agresif untuk membentuk proses yang gesit, yang memproduksi produk tertentu dengan cepat dan murah.

2. Rancangan Operasi Jasa

Sebagian besar definisi mengenai jasa menekankan sifat jasa yang tidak dapat diraba. Dikatakan bahwa jasa adalah sesuatu yang diproduksi dan dikonsumsi secara bersamaan. Jadi, jasa tidak pernah ada hanya hasilnya dapat diamati sesudah jasa itu dilakukan.

Perancangan produk dan perancangan jasa tidak mempunyai perbedaan secara mendasar, hanya dalam suatu organisasi jasa, pelayanan yang diberikan merupakan “produk”-nya.

Faktor-faktor keputusan yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perancangan Jasa

Organisasi-organisasi jasa harus memutuskan beberapa faktor kunci pelayanannya, yang secara ringkas dapat diperinci sebagai berikut :

1.      Lini pelayanan yang ditawarkan.

Organisasi jasa harus memutuskan seberapa luas lini pelayanan yang akan ditawarkan. Sebagai contoh, perusahaan asuransi harus memutuskan apakah akan menawarkan asuransi kehidupan atau kekayaan, atau keduanya.

2.      Ketersediaan pelayanan

Perusahaan harus menentukan lokasi fasilitas-fasilitas untuk memberikan pelayanan yang baik, apakah satu lokasi terpusat atau tersebar di berbagai daerah.

3.      Tingkat pelayanan.

4.      Organisasi harus menyeimbangkan antara tingkat pelayanan yang diberikan kepada para langganannya dengan kebutuhan untuk beroperasi secara ekonomik pada saaat yang sama.

5.      Garis tunggu dan kapasitas pelayanan.

Salah satu pertimbangan yang paling penting disain jasa adalah keputusan-keputusan yang menyangkut antara biaya waktu yang dikeluarkan konsumen untuk menunggu dan dilayani dengan biaya penyediaan kapasitas pelayanan yang lebih besar untuk mengurangi waktu menunggu.

Kerangka untuk merancang proses jasa seperti ditunjukkan pada gambar 1.3. di bawah ini.

Gambar 1.3. Segitiga Jasa

Kerangka ini, merupakan segitiga jasa, mengasumsikan adanya empat unsur yang perlu diperhatikan dalam memproduksi jasa. Unsur-unsur itu adalah :

§  Pelanggan

§  Strategi

§  Manusia

§  Sistem

Pelanggan tentu berada dipusat dari segitiga jasa, karena jasa harus selalu berpusat kepada pelanggan. Manusia adalah karyawan dari perusahaan jasa yang bersangkutan. Strategi adalah pandangan atau filosofi yang dipakai untuk mengarahkan segala aspek dari penyerahan jasa. Sistem adalah sistem fisik dan prosedur yang dipakai.

Garis penghubung dari pelanggan ke strategi menunjukkan bahwa strategi harus memperhatikan pelanggan terlebih dahulu dengan cara memenuhi kebutuhan yang sebenarnya. Garis dari pelanggan ke sistem menunjukkan bahwa sistem hendaknya dirancang dengan mengutamakan pelanggan. Garis dari pelanggan ke manusia menunjukkan bahwa setiap orang hendaknya: bukan saja orang-orang di bagian operasi yang menyerahkan jasa, tetapi seluruh orang dalam organisasi. Garis dari manusia ke sistem menunjukkaan bahwa orang untuk menyerahkan jasa yang baik bergantung pada sistem. Garis dari strategi ke sistem menunjukkan bahwa sistem hendaknya mengikuti strategi secara logik. Garis dari strategi ke manusia menunjukkan bahwa setiap orang dalam organisasi hendaknya memahami orang di baris depan yang memberikan layanan jasa sering kali dipisahkan dari strategi.

Strategi jasa menetapkan dalam bisnis apa anda bergerak. Strategi ini memberikan pedoman untuk merancang produk, sistem penyerahan dan pengukuran. Strategi jasa memberikan suatu pandangan tentang macam dan jenis jasa apa yang akan disajikan oleh perusahaan.

Sistem penyerahan jasa terdiri dari unsur-unsur fisik dan tenaga kerja yang digunakan untuk memproduksi jasa tersebut. Biasanya kelima unsur berikut ini dipertimbangkan sebagai bagian dari sistem penyerahan jasa :

1.      Teknologi. Tingkat otomasi, peralatan, tingkat integrasi vertikal.

2.      Aliran proses. Urutan kejadian yang digunakan untuk memproduksi jasa.

3.      Jenis proses. Jumlah kontak yang terlibat, tingkat pelayanan dan integrasi.

4.      Lokasi dan ukuran. Tempat dimana proses jasa dialokasikan, ukuran dari masing-masing tempat.

5.      Tenaga kerja. Ketrampilan, jenis organisasi, sistem imbalan, tingkat partisipasi.

Sebagian besar proses untuk jasa atau manufaktur, dapat diperbaiki dengan membuat diagram alurnya. Ide dasarnya adalah menentukan setiap langkah proses dan menggambarkan diagram alur dari seluruh tahap dan hubungannya. Sebagai hasil dari diagram ini, proses dapat dianalisis untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan pelanggan.

source