Aset merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Menurut Hwa (2003) dalam Sri Lankan Journal of Estate,  sejalan dengan kebutuhan akan tempat usaha, properti digambarkan sebagai faktor penting dari produksi. Hal ini menjelaskan mengapa banyak perusahaan mempunyai aset properti dalam jumlah besar (Seiler et al, 2001 dalam Sri Lankan Journal of Estate).  Berkaitan dengan hal tersebut, maka aset properti dalam jumlah yang besar harus dapat dikelola dengan baik.

Banyak perusahaan masih menganggap Manajemen Aset secara Fisik hanyalah sekedar instrumen pengelolaan daftar aset. Realita di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu alat produksi sudah saatnya untuk  diganti atau masih layak untuk di maintenance. Pertanyaan berikutnya apabila harus di maintenance kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, apabila harus diganti apakah dengan jenis alat  yang sama atau ada alternatif lain yang lebih baik. Keputusan akan pilihan-pilihan dalam pengelolaan aset hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasi/data yang jelas tentang aset tersebut.

Oladokun,  Timothy Tuned. 2011. Corporate Real Estate Management: A Need For Paradigm Shift In Nigeria. Sri Lankan Journal Of Estate. journals.sjp.ac.lk/index.php/SLJRE/article/download/127/51

Prawoto, Agus. (t.t). "Lifecycle Sustainability Asset Management". dari http://www.kedaiproperty.com/lifecycle-sustainability-asset-management diunduh 12 November 2011

Pengertian Manajemen Aset

Berikut dijelaskan mengenai pengertian Manajemen Aset berdasarkan beberapa pakar.

Prawoto (t.t) mengemukakan bahwa “Manajemen aset adalah kombinasi dari manajemen, keuangan, ekonomi, tehnik mesin dan praktek kerja yang diterapkan pada aset fisik dengan tujuan agar mampu menyediakan tingkat pelayanan prima dengan biaya yang paling efesien”.

Federal Highway Administration and the American Association of State Highway and Transportation Officials dalam Asset Management Primer (1999) mendefinisikan manajemen aset sebagai pemenuhan tingkat layanan yang diperlukan dengan cara yang paling hemat biaya melalui penciptaan, akuisisi, operasi, pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan aset yang disediakan bagi pelanggan saat ini dan dimasa yang akan datang.

Organization for Economic Co-Operation and Development yang dikutip dalam sebuah proyek penelitian berjudul Asset Management—Texas Style (2007) berpendapat bahwa manajemen aset didefinisikan sebagai suatu proses yang sistematis untuk mempertahankan, mengupgrade, dan mengoperasikan aset, menggabungkan prinsip rekayasa dengan praktek bisnis yang sehat dan alasan ekonomi, dan menyediakan alat untuk memfasilitasi pendekatan yang lebih terorganisir dan fleksibel untuk membuat keputusan yang diperlukan untuk mencapai harapan publik.

Menurut Hastings (2010) manajemen aset adalah serangkaian kegiatan yang terkait dengan (1) mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan aset, (2) mengidentifikasi kebutuhan dana, (3) memperoleh aset, (4) menyediakan sistem dukungan logistik dan pemeliharaan untuk aset, (5) menghapus atau memperbaharui aset sehingga secara efektif dan efisien dapat memenuhi tujuan.

Berbagai pengertian mengenai manajemen aset tersebut mengatakan bahwa manajemen aset merupakan suatu proses sistematis yang mempertahankan, meng-upgrade, dan mengoperasikan aset dengan cara yang paling hemat biaya melalui penciptaan, akuisisi, operasi, pemeliharaan, rehabilitasi, dan penghapusan aset yang terkait dengan (1) mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan aset, (2) mengidentifikasi kebutuhan dana, (3) memperoleh aset, (4) menyediakan sistem dukungan logistik dan pemeliharaan untuk aset, (5) menghapus atau memperbaharui aset sehingga secara efektif dan efisien dapat memenuhi tujuan. Inti dari manajemen aset yaitu bahwa pengelolaan aset berkaitan dengan menerapkan penilaian teknis dan keuangan dan praktek manajemen yang baik untuk memutuskan apa yang dibutuhkan aset untuk memenuhi tujuan bisnis, dan kemudian untuk memperoleh dan mempertahankan aset selama umur hidup aset tersebut sampai ke pembuangan.

Prawoto, Agus. (t.t). "Lifecycle Sustainability Asset Management". darihttp://www.kedaiproperty.com/lifecycle-sustainability-asset-managementdiunduh 12 November 2011

Hastings, Nicholas A. John. 2010. Physical Asset Management. Springer. ISBN 978-1-84882-751-6

Krugler Paul E., Carlos M. Chang-Albitres, Kirby W. Pickett, Roger E. Smith, Illya V. Hicks, Richard M. Feldman, Sergiy Butenko, Dong Hun Kang, and Seth D. Guikema. 2007. Asset Management Literature Review and Potential Applications of Simulation, Optimization, and Decision Analysis Techniques For Right-of-Way and Transportation Planning and Programming. Texas Transportation Institute, The Texas A&M University System  From: http://tti.tamu.edu/documents/0-5534-1.pdf

U.S. Department of Transportation, Federal Highway Administration, Office of Asset Management. 1999. Asset Management Primer. U.S. Department of Transportation. From: www.fhwa.dot.gov/infrastructure/asstmgmt/amprimer.pdf

Tujuan Manajemen Aset

Prawoto menjelaskan bahwa tujuan manajemen aset adalah untuk menjaga agar nilai aset tersebut tetap tinggi dan mempunyai usia hidup yang panjang dengan menyediakan biaya operasi yang memadai sehingga mampu menghasilkan outputyang tinggi secara efesien, memberikan kepuasan kepada pelanggannya namun dengan tetap mengindahkan peraturan perundangan dan aspek keselamatan kerja sehingga tidak mengganggu lingkungan dan memberikan image yang baik kepada publik.

Nemmer dalam proyek penelitian berjudul Asset Management—Texas Style (2007) berpendapat bahwa tujuan utama dari manajemen aset adalah untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan dan untuk mengalokasikan dana aset sebuah instansi sehingga pengembalian investasi terbaik diperoleh. Manajemen aset mencakup semua proses, alat, dan data yang dibutuhkan untuk mengelola aset secara efektif untuk mencapai tujuan ini.

Hastings (2010) berpendapat bahwa fungsi manajemen aset diperlukan untuk memberikan pengetahuan aset dan kapasitas manajemen terkait dan kegiatan pendukung keputusan dalam konteks bisnis yang meliputi (1) aset (dan kemampuan yang terkait) perencanaan dan pelaksanaan pembangunan (2) perencanaan keberlanjutan dan pelaksanaan aset dan, (3) logistik dukungan pembangunan dan pengelolaan fasilitas.

Menurut Hambali (2010), ada lima tujuan dari manajemen aset. Tujuan-tujuan dari manajemen aset meliputi (1) kejelasan status kepemilikan aset, (2) inventarisasi kekayaan daerah dan masa pakai aset, (3) optimasi penggunaan dan pemanfaatan untuk meningkatkan pendapatan dimana aset yang berstatus idle capacity dapat dimanfaatkan sesuai peruntukkan yang ditetapkan, selain itu optimasi aset dapat mengidentifikasi dan mengetahui pemanfaatannya untuk apa, peruntukkan aset kepada siapa dan mampu mendatangkan pendapatan bagi pengelola aset (4) pengamanan aset dan (5) dasar penyusunan neraca.

Berdasarkan pendapat di atas, secara umum tujuan dari pengelolaan aset adalah membantu suatu entitas dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara optimal, efektif dan efisien. Hal ini mencakup perencanaan, panduan pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, optimasi, penghapusan aset dan pengaturan risiko serta biaya yang terkait selama siklus hidup aset. Pengelolaan aset juga bertujuan untuk mengetahui kejelasan dari kepemilikan aset sehingga pemilik aset dapat dengan aman dan tidak terbentur masalah legalitas dalam mendayagunakan aset yang dimilikinya.

Hambali. 2010. Inventarisasi Barang Milik Negara. Bandung: Politeknik Negeri Bandung
Hastings, Nicholas A. John. 2010. Physical Asset Management. Springer. ISBN 978-1-84882-751-6

Krugler Paul E., Carlos M. Chang-Albitres, Kirby W. Pickett, Roger E. Smith, Illya V. Hicks, Richard M. Feldman, Sergiy Butenko, Dong Hun Kang, and Seth D. Guikema. 2007. Asset Management Literature Review and Potential Applications of Simulation, Optimization, and Decision Analysis Techniques For Right-of-Way and Transportation Planning and Programming. Texas Transportation Institute, The Texas A&M University System  From: http://tti.tamu.edu/documents/0-5534-1.pdf

Prawoto, Agus. (t.t). "Lifecycle Sustainability Asset Management". dari http://www.kedaiproperty.com/lifecycle-sustainability-asset-management diunduh 12 November 2011

Siklus Hidup Aset

Lei, Herder, dan Wijnia (2012) mengemukakan bahwa masalah global yang umum dalam capital-intensive industry adalah overcapacity dan rendahnya tingkat pengembalian investasi. Ini berarti diperlukan suatu strategi untuk meningkatkan pengembalian investasi untuk mengurangi biaya operasi atau untuk meningkatkan perputaran modal fisik. Dari sudut pandang aset fisik, persyaratan ini berarti kebutuhan untuk manajemen yang dinamis dan berkesinambungannya siklus hidup aset, pengembangan kapasitas yang optimal, keefektivitasan peralatan secara keseluruhan lebih tinggi, keandalan yang lebih tinggi dan fleksibilitas dari aset fisik, dan biaya pemeliharaan yang lebih rendah dari peralatan produksi. Untuk mengatasi tantangan ini metode manajemen aset yang berbeda telah dikembangkan bertujuan untuk meningkatkan siklus hidup aset. Disain manajemen aset yang baik dapat menyebabkan peningkatan operasi.

Pentingnya siklus hidup aset digambarkan dalam berbagai definisi manajemen aset salah satunya diungkapkan oleh Publicly Available Specification (PAS) 55-1. PAS 55-1 (2008) mendefinisikan manajemen aset sebagai kegiatan sistematis dan terkoordinasi dan praktek melalui optimasi organisasi dan berkelanjutan mengelola aset dan sistem aset, kinerja yang terkait, risiko dan pengeluaran selama siklus hidup aset untuk tujuan mencapai rencana strategis organisasi.

Menurut Hastings (2010) tahapan utama dalam siklus aset adalah:

1. Identifikasi peluang bisnis atau kebutuhan.
2. Kemampuan analisis gap dan analisis kebutuhan aset
3. Analisis Pra-studi kelayakan, fisik dan keuangan - pilihan opsi
4. Perencanaan Kelayakan, fisik dan keuangan - untuk opsi yang dipilih
5. Akuisisi, pengembangan dan implementasi
6. Operasi, dukungan logistik dan pemeliharaan
7. Memantau (monitoring) dan review 
8. Pembuangan (disposal)

McFarland dalam The National Property Management Association’s Journal of Property and Asset Management (2010), berpendapat bahwa profesional manajemen (dalam hal ini manajemen aset) harus dapat mengelola semua aspek dari siklus hidup aset untuk memastikan perusahaan mereka mencapai hasil maksimal atas modal yang diinvestasikan, menerapkan efisien dan efektif proses yang memberikan kontrol yang wajar yang mendukung tenaga kerja sementara menghilangkan proses non nilai tambah, sumber daya dan biaya.

Sedang Prawoto (t.t) mengemukakan bahwa dalam mengelola aset, hal yang tidak bisa dilepaskan dari manajemen aset adalah siklus kehidupan manajemen aset, yaitu suatu alat yang praktis untuk melakukan identifikasi, mengkwantifikasi dan memprioritaskan penundaan pemeliharaan pada suatu fasilitas, dan mengembangkan rencana reduksi  penundaan pemeliharaan secara rinci untuk mengakomodasikan tersedianya pendanaan. Rencana tersebut mengidentifikasi dan mengkwantifikasi kondisi suatu fasilitas saat ini, kondisi yang diinginkan di masa mendatang, dan bagaimana kondsi mendatang itu dicapai baik dalam kaitannya dengan tugas pemeliharaan dan biaya  yang tersedia. Siklus kehidupan manajemen aset terdiri dari 4 unsur kunci, yaitu pemeliharaan yang bersifat pencegahan, penurunan penundaan pemeliharaan, pembaharuan dan fungsi peningkatan. Untuk pencapaian tujuan dalam manajemen aset diperlukan penggunaan perencanaan manajemen strategis berupa rencana panjang bagi organisasi dengan mengakomodasikan visi, misi dan penciptaan nilai organisasi, kebijakan bisnis, persyaratan yang ditetapkan oleh para pemangku kepentingan, tujuan organisasi serta manajemen risiko.

Hastings, Nicholas A. John. 2010. Physical Asset Management. Springer. ISBN 978-1-84882-751-6

Lei, Telli van der, Paulien Herder & Ype Wijnia. 2012. Asset Management, The State of the Art in Europe from a Life Cycle Perspective. Springer. ISBN 978-94-007-2724-3

PAS 55-1 and PAS 55-2 Asset Management. 2008. British Standards Institution. ISBN: 978 0 580 50976 6. www.bsi-global.com

Prawoto, Agus. (t.t). "Lifecycle Sustainability Asset Management". dari http://www.kedaiproperty.com/lifecycle-sustainability-asset-management diunduh 12 November 2011

Thompson, Brian E., 2010. Achieving Asset Management Excellence. The National Property Management Association’s, Journal of Property And Asset Management (1-8), Volume 1, Number 1, May 2010

Alur Manajemen Aset

Menurut Sugiama (2012) seluruh proses manajemen aset dapat juga disebut fungsi dalam manajemen aset/alur manajemen aset. Terdapat tahapan-tahapan dalam manajemen aset yang merupakan sub-unit kegiatan yang sistematis dan teritegrasi. Masing-masing tahapan saling mempengaruhi dan dipengaruhi. Seluruh kegiatan harus dilaksanakan dengan sebaik mungkin agar tidak terjadi kesalahan fatal. Secara umum alur dari manajemen aset adalah Perencanaan Aset, Pengadaan Aset, Inventarisasi Aset, Legal Audit Aset, Operasi Aset, Pemeliharaan Aset, hingga Pengalihan Aset dan Penghapusan Aset. Alur dapat dilihat lebih jelas pada gambar

                                          Gambar : Skema Alur Manajemen Aset
                                          Sumber : Sugiama, 2012:2

Adapun penjelasan dari setiap langkah dalam siklus hidup aset yang telah digambarkan pada gambar 2.4 adalah sebagai berikut:

1. Pengadaan Aset : Kegiatan pengadaan (barang dan jasa)  adalah serangkaian kegiatan untuk memperoleh atau mendapatkan aset/ barang maupun jasa baik yang dibiayai oleh sendiri maupun yang dibiayai oleh pihak luar atau dilaksanakan secara swakelola (sendiri), maupun oleh penyedia barang dan jasa.
2. Inventarisasi Aset : Rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas aset secara fisik non fisik, dan secara yuridis / legal. melakukan kodefikasi dan mendokumentasikannya untuk kepentingan pengelolaan aset bersangkutan.
3. Legal Audit Aset : Kegiatan pengauditan tentang status aset, sistem dan prosedur penguadaan, sistem dan prosedur pengalihan, pengidentifikasian adanya indikasi permasalahan legalitas, pencarian solusi untuk memecahkan masalah legalitas yang terjadi atau terkait dengan penguasaan dan pengalihan aset.
4. Penilaian Aset : Sebuah proses kerja untuk menentukan nilai aset yang dimiliki, sehingga dapat diketahui secara jelas nilai kekayaan yang dimiliki, atau yang akan dialihkan maupun yang akan dihapuskan.
5. Operasi dan Pemeliharaan Aset : Kegiatan menggunakan atau memanfaatkan aset dalam menjalankan tugas dan pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan pemeliharaan aset adalah kegiatan menjaga dan memperbaiki seluruh bentuk aset agar dapat dioperasikan dan berfungsi sesuai dengan harapan.
6. Penghapusan Aset: Kegiatan untuk menjual, menghibahkan atau bentuk lain dalam memindahkan hak kepemilikan atau memusnahkan seluruh/sebuah unit atau unsur terkecil dari aset yang dimiliki.
7. Rejuvinasi Aset / Review : Upaya peremajaan aset dengan tujuan aset dapat didayagunakan kembali sebelum umur ekonomisnya habis. Peremajaan ini dapat berupa perbaikan menyeluruh ataupun penggantian suku cadang dengan tujuan aset dapat beroperasi seperti pada keadaan semula.
8. Pengalihan Aset : Upaya memindahkan hak dan atau tanggung jawab, wewenang, kewajiban penggunaan, pemanfaatan dari sebuah unit kerja ke unit yang lainnya di lingkungan sendiri.

Sugiama, A. Gima. 2012. Handout Penilaian Aset. Bandung: Polban

Tahapan Kerja Manajemen Aset

Siregar (2004:518) menyebutkan bahwa Tahapan Kerja Manajemen Aset dibagi dalam lima tahap kerja yang saling berhubungan dan terintegrasi satu dengan yang lainnya, meliputi;

1. Inventarisasi aset meliputi inventarisasi fisik dan yuridis/legal,
2. Legal audit (berupa inventarisasi status penguasaan aset, sistem dan prosedur penguasaan atau pengalihan aset),
3. Penilaian aset dimana hasil dari penilaian aset dapat dimanfaatkan untuk mengetahui nilai kekayaan maupun informasi untuk penetapan harga bagi aset yang ingin dijual,
4. Optimasi pemanfaatan yang merupakan merupakan kegiatan untuk mengoptimalkan potensi fisik, lokasi, nilai, jumlah/volume, legal dan ekonomi yang dimiliki aset tersebut. Aset yang memiliki potensi dikelompokkan berdasarkan sektor-sektor unggulan yang dapat menjadi tumpuan dalam strategi pengembangan, baik dalam jangka pendek, menengah, maupun jangka panjang. Untuk menentukan hal tersebut harus terukur dan transparan, sedangkan aset yang tidak dapat dioptimalkan, harus dicari faktor penyebabnya, apakah faktor permasalahan legal, fisik, nilai ekonomi yang rendah ataupun faktor lainnya, sehinnga setiap aset nantinya memberikan nilai tersendiri. Hasil akhir dari tahapan ini adalah rekomendasi yang berupa sasaran, strategi dan program untuk mengoptimalkan asset.
5. Pengembangan SIMA (Sistem Informasi Manajemen Aset),

Prawoto (t.t) menjelaskan bahwa proses manajemen aset dilakukan dengan melakukan analisis terhadap data-data yang ada, melakukan inspeksi atas penugasan yang telah diberikan, inspeksi atas sumber daya yang digunakan, biaya, cara kerja dan perubahan yang terjadi, harus dilakukan akomodasi terhadap perubahan yang ada sehingga semua permasalahan yang timbul akan dapat dikendalikan. Kegiatan manajemen aset dimulai dari kegiatan identifikasi aset, menentukan rating dan melakukan investarisasi aset, penilaian atas kondisi aset serta penilaian atas aset itu sendiri, mencatat sisa hidup aset, siklus pembiayaannya dan menganalisis kesenjangan yang ada. Disamping itu juga harus dilakukan monitoring atas kondisi aset dan audit serta persiapan rencana kerja manajemen aset. Selain itu juga harus dilakukan identifikasi atas kebutuhan atas aset dengan mempertimbangkan persyaratan yang berlaku di masyarakat, ketentuan yang berlaku termasuk atas pemeliharaan dan rehabilitasi yang sedang dilakukan, agar sesuai dengan kebutuhan. Kemudian proses kegiatan manajemen aset juga ditujukan kepada operasional aset tersebut dan sampai dengan dialihkannya aset tersebut kepada pihak lain apabila telah tidak dibutuhkan lagi dan tidak layak lagi untuk dipertahankan keberadaannya (disposal).

Prawoto, Agus. (t.t). "Lifecycle Sustainability Asset Management". dari http://www.kedaiproperty.com/lifecycle-sustainability-asset-management diunduh 12 November 2011

Siregar, Doli D. 2004. Manajemen Aset. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama

Source:

http://www.arf25production.com/

http://sahidsutomo.blogspot.com/

http://herlan231.blogspot.com/

Dr. A. Gima Sugiama

Physical asset management and strategy researcher and 

lecturer for public and corporate or private properties.

thank to Dr. Gima Sugiama

dosen favorit di pascasarjana